สั่งงานในไลน์กลุ่ม งานตกหล่น รูปหาย แก้ยังไงให้จบ

ถ้าคุณสั่งงานในไลน์กลุ่มช่างทุกวัน คุณน่าจะเคยเจอเหตุการณ์นี้ สั่งไปตั้งแต่เช้า ตกเย็นถามว่า "ทำหรือยัง" ได้คำตอบว่า "ไม่เห็นข้อความครับพี่" เรื่อง สั่งงานในไลน์กลุ่ม งานตกหล่น ไม่ได้เกิดเพราะช่างไม่ใส่ใจเสมอไป แต่เพราะแชตไม่ได้ถูกออกแบบมาเป็นระบบจัดการงาน

บทความนี้จะอธิบายว่าทำไมงานถึงหาย วิธีแก้เบื้องต้นที่ไม่ต้องใช้โปรแกรมเลย และถ้าไลน์กลุ่มเริ่มไม่พอ จะย้ายงานออกมาอย่างไรโดยทีมยังใช้ LINE เหมือนเดิม

ทำไมไลน์กลุ่มช่างถึงทำให้งานตกหล่น

ไลน์เป็นเครื่องมือคุยที่ดีมาก แต่พอเอามาใช้เป็นที่สั่งงาน จะเจอข้อจำกัดเหล่านี้

• ข้อความไหลหายเร็ว งานที่สั่งตอนเช้าถูกทับด้วยสติกเกอร์ รูปอาหาร และคำถามเรื่องอื่นภายในไม่กี่ชั่วโมง
• ไม่มีสถานะ ไม่มีใครรู้ว่างานนี้ใครรับแล้ว ใครกำลังทำ หรือรอตรวจอยู่
• ไม่มีผู้รับผิดชอบชัดเจน พิมพ์ในกลุ่มว่า "ฝากทำผนังห้องนอนด้วยนะ" ทุกคนคิดว่าคนอื่นเห็นแล้ว
• รูปกับงานแยกจากกัน รูปหน้างานถูกส่งมาปนกับรูปอื่น พอจะหาย้อนหลังต้องไล่เลื่อนหาเป็นชั่วโมง
• ไม่มีจุดตัดสินว่าจบ ช่างส่งรูปมา เจ้าของตอบว่า "โอเค" แต่ไม่ชัดว่าผ่านหรือต้องแก้

5 อาการที่บอกว่าทีมสั่งงานในไลน์จนเกินลิมิต

ลองเช็กดูว่าทีมคุณเป็นกี่ข้อ

1. ต้องถามซ้ำว่า "งานนั้นไปถึงไหนแล้ว" ทุกวัน
2. เคยสั่งงานไปแล้วไม่มีใครทำ เพราะต่างคนต่างคิดว่าไม่ใช่งานของตัวเอง
3. ต้องเลื่อนแชตย้อนหลังเพื่อหารูปหรือหาว่าสั่งอะไรไป
4. เถียงกันว่า "ผมส่งรูปไปแล้ว" กับ "ผมไม่เห็น"
5. งานที่ต้องแก้ ถูกบอกกันปากเปล่าหรือพิมพ์สั้น ๆ แล้วลืมกันไปทั้งสองฝ่าย

ถ้าตรงเกิน 2 ข้อ แปลว่าการสั่งงานผ่านแชตเริ่มกลายเป็นต้นทุนที่คุณจ่ายทุกวัน

วิธีแก้ขั้นต้นโดยไม่ต้องใช้โปรแกรม

ก่อนจะคิดเรื่องเครื่องมือ ลองตั้งกติกาในไลน์กลุ่มก่อน ได้ผลระดับหนึ่งและไม่เสียเงิน

• 1 งาน 1 ข้อความ เขียนสั้น ๆ ว่าอะไร ที่ไหน ใครทำ เสร็จเมื่อไร อย่ารวมหลายงานในข้อความเดียว
• ระบุชื่อคนทำเสมอ ใช้การแท็กชื่อ ไม่ใช่ "ใครว่างช่วยหน่อย"
• ให้ตอบรับทุกครั้ง กำหนดคำสั้น ๆ เช่น "รับครับ" เพื่อรู้ว่าอีกฝั่งเห็นแล้ว
• ส่งงานให้ตอบใต้ข้อความสั่งงานเดิม ใช้ฟังก์ชันตอบกลับ แล้วแนบรูปในที่เดียวกัน
• สรุปท้ายวัน ตอนเย็นพิมพ์รายการงานที่ค้างอยู่ 1 ข้อความ

ทำไมกติกาไลน์กลุ่มมักพังภายใน 2 สัปดาห์

ปัญหาคือกติกาพวกนี้พึ่ง "ความจำและวินัยของคน" ล้วน ๆ วันที่หน้างานยุ่งหรือน้ำท่วมงาน ไม่มีใครมีเวลาพิมพ์ให้ครบรูปแบบ แล้วสุดท้ายก็กลับมาพิมพ์สั่งสั้น ๆ เหมือนเดิม

อีกเรื่องคือไลน์ไม่มีใครบังคับกติกา ไม่มีสถานะให้เห็นภาพรวม คุณต้องเป็นคนไล่ถามเอง ซึ่งเป็นงานที่กินเวลาเจ้าของทีมมากที่สุด นี่คือจุดที่หลายทีมเริ่มมองหาที่เก็บงานแยกจากแชต

ย้ายงานออกจากไลน์ แต่ยังแจ้งเตือนใน LINE

Pidjob (ปิดจ๊อบ) เป็นเว็บแอปคุมงานก่อสร้างที่ใช้บนมือถือ แนวคิดคือให้งานอยู่ในระบบ แต่การแจ้งเตือนยังมาทาง LINE ที่ช่างใช้อยู่แล้ว

• เจ้าของหรือโฟร์แมน มอบหมายงาน ระบุผู้รับผิดชอบและกำหนดวันเวลาส่ง
• ระบบแจ้งเตือนผ่าน LINE เมื่อสร้างงาน ส่งงาน ผ่าน หรือให้แก้ โดยใช้ OA กลางของ Pidjob ทีมไม่ต้องสร้าง OA เอง
• เข้าสู่ระบบด้วย LINE ไม่ต้องจำรหัสผ่าน และไม่ต้องติดตั้งแอป ใช้ผ่านเว็บมือถือ (ต้องมีอินเทอร์เน็ต)
• บอร์ดงานตามสถานะ รอตอบรับ / กำลังทำ / รอตรวจ / เสร็จ ทำให้เห็นทันทีว่างานไหนค้างที่ใคร โดยไม่ต้องไล่ถาม

ผลคือคำถามอย่าง "ใครรับงานนี้" และ "ไปถึงไหนแล้ว" มีคำตอบอยู่ในบอร์ด แทนที่จะอยู่ในแชตที่ไหลหายไป

รูปหน้างานอยู่กับงานตลอด ไม่หายตามแชต

ตอนช่างส่งงานใน Pidjob สามารถแนบรูปหน้างานได้สูงสุด 4 รูปต่อรายงาน ถ่ายจากกล้องมือถือได้ทันที รูปจะผูกอยู่กับงานนั้น ไม่ปนกับรูปอื่น

ฝั่งผู้ตรวจจะกด "ผ่าน" หรือ "ส่งกลับแก้" พร้อมบอกจุดที่ต้องแก้ได้ในงานเดิม แล้วช่างแก้และส่งตรวจซ้ำในงานนั้น ไม่ต้องย้อนไปหาข้อความเก่า

ข้อจำกัดที่ควรรู้ตรง ๆ ใช้งานต้องมีอินเทอร์เน็ต ยังใช้ออฟไลน์ไม่ได้ และเป็นเว็บแอปบนเบราว์เซอร์ ไม่ใช่แอปที่ติดตั้งจากสโตร์

เริ่มย้ายทีละโครงการยังไงไม่ให้ช่างต่อต้าน

อย่าเปลี่ยนทั้งบริษัทในวันเดียว ลองแบบนี้

1. เลือกโครงการเดียวที่กำลังทำอยู่ และงานแค่ 3-5 งานแรก
2. บอกช่างว่าไม่ต้องลงอะไรเพิ่ม แค่กดลิงก์เชิญที่ส่งใน LINE แล้วเข้าด้วย LINE ของตัวเอง
3. ให้ช่างลองส่งงานพร้อมรูปหนึ่งครั้ง แล้วดูว่าสะดวกกว่าพิมพ์ในกลุ่มหรือไม่
4. ยังใช้ไลน์กลุ่มคุยเรื่องทั่วไปต่อได้ แต่ "การสั่งงานและส่งงาน" ย้ายมาไว้ในระบบ
5. ผ่านไป 1 สัปดาห์ ดูบอร์ดงานเทียบกับความรู้สึกเดิมว่าไล่ถามน้อยลงหรือไม่

ถ้าอยากเข้าใจแนวคิดการมอบหมายงานผ่านการแจ้งเตือน LINE เพิ่มเติม อ่านต่อที่ ระบบมอบหมายงานช่าง แจ้งเตือนผ่าน LINE และถ้าสนใจขั้นตอนการปิดงานให้ครบ อ่าน ปิดจ๊อบงานก่อสร้างให้ครบ

ลองย้าย 1 โครงการก่อน

ย้ายโครงการเดียวจากไลน์กลุ่มมาไว้ใน Pidjob แล้วให้ช่างส่งงานพร้อมรูปติดไปกับงาน ทดลองใช้ฟรี 7 วัน

• ดูภาพรวมประโยชน์ที่ หน้าแรก และวิดีโอสอนใช้ที่ คู่มือ
• ดูแพ็กเกจและราคาที่ ราคา (ราคาเสนอเบื้องต้น ยืนยันในใบเสนอราคา)
• อยากคุยก่อน ติดต่อได้ที่ ติดต่อเรา หรือ LINE @pidjob